Heb jij een bullitproof-systeem in jouw bedrijf?
Alle succesvolle bedrijven zijn rondom duidelijk processen opgezet. Door die heldere processen werkt een bedrijf op een eenduidige manier, onafhankelijk van wie er werkt. Het levert haar producten en diensten met voorspelbare resultaten en een continue kwaliteit. Ook maken processen een bedrijf onbeperkt schaalbaar, en dus heel veel waard. Hoe staat dat bij jouw bedrijf?
Ultieme efficiency
Een bedrijf die een dergelijke werkwijze tot in de puntjes beheerst, is McDonald’s. Overal waar je komt weet je precies wat je als klant kunt verwachten. In geen enkele vestiging vinden ze telkens opnieuw het wiel uit. Mensen werken er via een duidelijk systeem, de kwaliteit van de producten is gelijk, de inrichting is overal hetzelfde en het inwerken van een nieuwe medewerker is binnen enkele uren gedaan. Een McDonald’s kan door deze duidelijke processen en systemen net zoveel nieuwe restaurants openen als het wil. Immers, voor ieder restaurant wordt hetzelfde draaiboek gehanteerd. Dergelijke systemen zijn niet alleen makkelijk voor alle betrokkenen, maar ook efficiënt, schaalbaar en onnoemelijk rendabel.
Wanneer je om je heen kijkt kun je overal succesvolle bedrijven ontdekken die onbeperkt kunnen groeien door een dergelijke aanpak. Of het nu om New York Pizza gaat, om Airbnb, Zara of om een softwarebedrijf als WordPress. De rode draad bij deze bedrijven is het feit dat ze allemaal heldere processen hanteren, die onafhankelijk van de mensen die daar op dat moment werken, leiden tot voorspelbare uitkomsten. Die processen zijn doorgaans in een systeem vastgelegd. Iedereen weet wat hij of zij moet doen, op welk moment en met welke gewenste uitkomst.
Niet alleen voor grote bedrijven
Ik krijg weleens de vraag: ‘maar dat werkt toch alleen voor grote bedrijven’? Ik zou zeggen, niets is minder waar. Juist ook bij kleine bedrijven is het zinvol om je activiteiten duidelijk te beschrijven, daarvoor een helder proces te ontwerpen (en dit ook op te schrijven in een operations manual) en je medewerker(s) daarop te trainen.
Als je bedrijf een dergelijk systeem heeft vastgelegd, kan het ook voortaan zonder jouw directe dagelijkse sturing functioneren. Je mensen weten immers wat er van hen verwacht wordt, welke beslissingen ze wel en niet kunnen nemen en wie waar verantwoordelijk voor is. Medewerkers hoeven voortaan alleen maar de stappen te volgen die voor hun rol zijn gedefinieerd. Iedereen weet wat hij of zij te doen heeft en jij als eigenaar kunt vervolgens besluiten hoe jij je tijd het beste besteedt. Misschien in sales zodat je bedrijf snel kan groeien? Het systeem kan immers makkelijk meegroeien. Of misschien ga je liever een paar maanden met sabbatical om nieuwe inspiratie en kracht op te doen? Je kan doen wat jou zelf het beste lijkt.
Maak jezelf vrij van je eigen bedrijf
Helaas zie ik om mij heen dat een dergelijke situatie voor veel ondernemers een utopie lijkt. Alle informatie en systemen zitten in hun hoofd, en als zij dan een keer niet aanwezig zijn, lijkt het alsof de hele organisatie sturingsloos is. Het kan voor hen moeilijk zijn om meer dan een week weg te gaan. Wat ik daaraan zo jammer vind, is dat je in zo’n situatie geen ondernemer meer bent, maar een gevangene van een door jezelf gebouwde gevangenis.
En als een dergelijke ondernemer dan uiteindelijk echt voor vrijheid kiest, en zijn of haar bedrijf wil verkopen, komt een volgende teleurstelling. Want een potentiële koper wil natuurlijk geen gevangenis kopen, maar op zoek zijn naar een goed georganiseerd bedrijf. Een bedrijf waar werknemers hun rollen en verantwoordelijkheden niet alleen kennen, maar ook op aangesproken kunnen worden omdat deze gedocumenteerd zijn. En een bedrijf waarvan de toekomstige resultaten voorspelbaar en makkelijk schaalbaar zijn.
Zelf processen vastleggen
Wil je zelf ook een dergelijk systeem in je bedrijf opzetten? Volg dan deze stappen:
1. Laat je medewerkers hun dagelijkse processen beschrijven. Wat doen ze, waarom, in welke volgorde en met welk gewenst resultaat? Nog beter, film deze stappen met een camera of smartphone. Zo kan je de processen nog beter in kaart brengen en later verbeteren. De opname kan ook als trainingsinstrument gebruikt worden voor het inwerken van nieuwe mensen.
2. Maak vervolgens voor iedere functie binnen je bedrijf een taakomschrijving en leg die in een organisatiestructuur vast.
3. Leg e.e.a. vast in een handboek, dat mensen vrij kunnen inzien. Print het uit of zet het in Dropbox of Google Drive. Daarmee creëer je helderheid voor iedereen. Voor nieuwe werknemers is het tevens heel eenvoudig om snel te weten te komen wat hun taken zijn en wie voor andere taken verantwoordelijk zijn. Het inwerken van een nieuwe medewerker wordt dan een fluitje van een cent.
Er is nog een groot bijkomend voordeel van je processen vastleggen. Want mocht je ooit willen verkopen zal een potentiële koper geïmponeerd zijn door de efficiency van je bedrijf en er zeker meer voor willen betalen.
Wist je dat veel bedrijven uiteindelijk voor een veelvoud van hun werkelijke waarde gekocht worden door een concurrent? Dat gebeurt omdat de koper de systemen en processen van het gekochte bedrijf wil overzetten naar z’n eigen bedrijf, waar die systemen ontbreken. Zo vergroot hij eenvoudig het rendement en de groeipotentie van z’n eigen bedrijf.
Jouw bedrijf ook schaalbaar én meer waard door het vastleggen van processen?
Mocht je over dit onderwerp met me van gedachten willen wisselen, bel me dan op via 06 533 90005 om een 30-minuten Skype- of telefoongesprek te plannen. Zo’n eerste gesprek is kosteloos en ‘no strings attached’. Het biedt jou de mogelijkheid om je gedachten te ordenen en te kijken of ik iets voor je kan betekenen, en het biedt mij de mogelijkheid om te zien of ik ook echt waarde voor jou kan toevoegen.
